לעובדים: כניסההמשמרות שלישעון נוכחותהלוח השבועיאילוציםהחלפותכישוריםתקלות
למנהלים: השבועלשונית הניהולנוכחותכתיבה בלוחאישור החלפותקישורים אישייםעובד חדש ומשמרת חדשה
למנהלים: השבועלשונית הניהולנוכחותכתיבה בלוחאישור החלפותקישורים אישייםעובד חדש ומשמרת חדשה
הכניסה
כל עובד מקבל מהמנהל קישור אישי, בפרטי. הקישור הוא הכניסה — אין שם משתמש ואין סיסמה.
- שמרו את הקישור במועדפים או במסך הבית של הטלפון.
- לא מעבירים את הקישור לאף אחד: מי שמחזיק אותו נכנס בשמכם, רואה את המשמרות שלכם ומבקש בשמכם החלפות.
- "הקישור הזה אינו תקף" — בקשו מהמנהל קישור חדש (למשל אחרי שהשם שלכם תוקן בגיליון).
- "הכניסה לפורטל היא דרך הקישור האישי" — נכנסתם בקישור הכללי. השתמשו בקישור האישי שלכם.
📅 שלי — המשמרות שלי
כל המשמרות שלכם בשבוע שבסידור: יום, משמרת, ומה שכתוב בתא (שעה, הערה).
- ליד משמרת שאפשר להחליף יש בקש החלפה.
- "לא מוסמך: …" — המשמרת דורשת כישור שעוד אין לכם. המשמרת לא מוסתרת; אפשר לבקש הכשרה מאותו מקום.
- הקארמה שלכם מופיעה למעלה.
⏱ שעון נוכחות
בראש "📅 שלי" יש את כרטיס השעון. מסמנים בו כניסה ויציאה, ועל מה עובדים — כך יודעים לאן הולכת כל שעה.
- כניסה. תחת "היום אצלך" יש כפתור לכל מה שאתם משובצים אליו היום, למשל ▶ כניסה · סגירה 16:00–22:00. עושים משהו אחר? ▶ משהו אחר… ובוחרים מהרשימה: משמרת, חוג, אירוע, גרפיקה, מלאי ועוד. ב"אחר" כותבים במילה על מה.
- בעבודה. הכרטיס ירוק ומראה ממתי ואת הזמן שעבר. בסוף — ⏹ יציאה. עוברים באמצע לדבר אחר (למשל מהחנות לחוג)? 🔁 עברתי ל… — לחיצה אחת, היציאה והכניסה נרשמות יחד.
- אין קליטה. הלחיצה נשמרת בטלפון ("⏳ ממתין לרשת") ונשלחת לבד כשהרשת חוזרת — לא לוחצים שוב. עד 10 דקות נרשמת השעה שבה לחצתם; אחרי זה — שעת השליחה, ואז מבקשים תיקון.
- שכחתם לצאת. מופיע כרטיס אדום "לא נרשמה יציאה": כותבים מתי יצאתם וסיבה, ושלח לאישור. הוא לא חוסם כניסה חדשה.
- 🧾 השעות שלי. השעות של החודש לפי סוג, וכל משמרת עם סימן: ⏳ ממתין לאישור, ✏️ תוקן, ⚠️ חסרה יציאה, ✖ בוטל או נדחה (עם הסיבה). ✏️ תיקון — שעת יציאה, שעת כניסה, ייעוד, או "לא עבדתי — בטל", עם סיבה. ＋ שכחתי לסמן משמרת — תאריך, שעות, על מה, וסיבה. מתקנים את החודש הנוכחי, ואת הקודם עד ה-10 בחודש. כל תיקון מגיע למנהל לאישור, והרישום המקורי נשמר.
- התנתקות כשיש לחיצה שלא נשלחה — האפליקציה שואלת קודם, כי הלחיצה תימחק מהטלפון.
בינתיים כספית נשארת השעון של השכר: ממשיכים להחתים בכספית כרגיל. השעון החדש רץ לידה, עד שהבעלים יחליטו.
🗓 הלוח השבועי
כל הסידור של השבוע. שתי תצוגות, בכפתורים שמעל הלוח (או ב-⚙️ הגדרות): לפי ימים — השורות שבהן אתם מופיעים מסומנות; טבלה, כמו בוואטסאפ — כל השבוע בטבלה אחת, גוללים לצדדים, והשם שלכם ממוסגר. שבוע חדש מופיע אחרי שהמנהל מפרסם אותו. עד אז רואים את השבוע שפורסם, עם הודעה למעלה, ובקשות החלפה לשבוע הזה — דרך המנהל. אם השבוע הקודם כבר נגמר, כתוב "בבנייה".
📝 אילוצים לשבוע הבא
- בחרו כמה משמרות אתם רוצים בשבוע.
- בכל משמרת לחצו על הכפתור עד שמופיע הסטטוס הנכון. משמרת שלא נגעתם בה נשארת "טרם נבחר". מעדיפים טבלה עם עיגול לכל מצב? ⚙️ הגדרות ← "טבלה לסימון" (נשמר בטלפון).
- הגבלת שעות או משהו מיוחד — בשדה ההערות.
- שלח אילוצים. משהו השתנה? שולחים שוב: ההגשה החדשה מחליפה את הקודמת במשמרות שהיא מכסה.
- אילוצים קבועים — בתחתית הטופס: מה שחוזר כל שבוע (לימודים, עבודה נוספת, יום קבוע). שומרים פעם אחת; בכל שבוע הם ממלאים מראש את הטופס, ואפשר לשנות לשבוע מסוים.
🔄 החלפות
- ב"שלי": בקש החלפה ליד המשמרת, וסיבה קצרה.
- הבקשה מופיעה לכולם בלשונית ההחלפות. מי שיכול לוחץ אני לוקח.
- מנהל מאשר או דוחה. עד שמנהל מאשר — המשמרת שלכם. אחרי אישור, השם בסידור מתחלף, והלוקח מקבל קארמה.
אין לכם משמרת להחליף ומישהו ביקש? אפשר לקחת. "חסר לך כישור" ליד בקשה — אפשר לקחת, המנהל יחליט.
🎓 כישורים והכשרות
מה אתם יודעים ובאיזו רמה, ובקש הכשרה לכישור שתרצו ללמוד. הבקשה מגיעה לשולחן ההכשרות של המנהל.
כשמשהו לא עובד
- לא רואים משמרת שאתם בה — השם כתוב בסידור אחרת ממה שהמערכת מכירה. ספרו למנהל; הוא יתקן את השם או יוסיף כינוי.
- "הדף לא נטען עד הסוף" — רעננו את הדף.
- "כשל תקשורת" — אין קליטה, או שגוגל איטי. נסו שוב בעוד דקה.
- בקשת החלפה "נעצרה" — המנהל רואה את הסיבה ומטפל ידנית. לא צריך לשלוח שוב.
למנהלים — השבוע
מנהל הוא מי שיש לו הרשאת עריכה לגיליון "FREAK - סידור עבודה" (כריס, ערן, סער). הכול נעשה מהתפריט FREAK סידור עבודה 📅, וחלק גם מהטלפון — לשונית 🛠 ניהול. אחרי עדכון של המערכת — F5 בגיליון, כדי שהתפריט יתעדכן.
- אילוצים. העובדים מגישים בפורטל; הכול בטאב "אילוצים ובקשות".
- בניית השבוע. ייצר סידור שבועי מרוכז בונה את השבוע: חגים וימים סגורים, אירועים מהיומנים, חוגים מגיליון החוגים, ושורות המשמרת מהתבניות. בונים שבוע חדש קודם, ורק אחר כך מוסיפים שורות ביד.
- או ייבוא. אם השבוע נבנה בגיליון הסידור הידני: ייבוא השבוע מהסידור הידני. הלוח הנוכחי נשמר קודם בטאב גיבוי. החוגים לא מיובאים מהידני — הם נכתבים מגיליון החוגים.
- קוראים את ההודעה בסוף. ⚠️ — משהו שדורש תשומת לב (שם שירד, שורה שזזה, חוגים שלא נטענו). כל בנייה שומרת קודם גיבוי בטאב "גיבוי …".
- בדיקת השבוע. בדיקת השבוע — שעות לכל עובד מול התקציב החודשי (מקלידים את היעד ואת השעות שכבר נרשמו בכספית), שיבוץ על "לא יכול" או על היעדרות מהיומן, משמרות ריקות, אירועים בלי עובד, ומי הגיש ולא קיבל. קורא בלבד — לא משנה תא. בטאב "עובדים": העמודה "נספר בתקציב השעות" (כן / לא / מנהל שעתי; ריק = לפי שיוך המטרות).
- פרסום. שבוע חדש נבנה כטיוטה: הצוות ממשיך לראות באפליקציה את השבוע שפורסם (הוא שמור בטאב "סידור שפורסם") — אתם, ערן וסער כבר רואים את הטיוטה. כשהשבוע מוכן: פרסום השבוע לצוות 📣 בתפריט, או 📣 פרסם לצוות בלשונית 🛠 ניהול. בנייה חוזרת של שבוע שכבר פורסם — גלויה לצוות מיד. בזמן טיוטה, החלפות לשבוע שרץ — ביד.
- שולחים. תמונה לוואטסאפ לקבוצה. התמונה מדלגת על שורה שריקה כל השבוע (ואומרת מתחתיה אילו), צובעת שורות לפי סוג וכל עובד בצבע קבוע משלו. העובדים רואים את השבוע באפליקציה מרגע הפרסום.
🛠 לשונית הניהול באפליקציה
רק למנהלים (כריס, ערן, סער), דרך הקישור האישי. כל פעולה נבדקת בשרת מול הקישור.
השבוע הבא מהטלפון, מההתחלה עד הסוף
- 📬 מי הגיש. הכרטיס הראשון: כמה הגישו מתוך מי שצריך, ומי חסר. מי שבהיעדרות כל השבוע ביומן "אילוצי עובדים" (מילואים, חופשה) לא נדרש. מי ששמר אילוצים קבועים ולא הגיש טופס לשבוע — נחשב כהגיש (🔁). מנחה שלא מגיש — "לא" בעמודה "נספר בתקציב השעות" בטאב עובדים.
- 🔨 בונים את השבוע. 🔨 בנה את שבוע … — אותה בנייה כמו בתפריט: חגים, אירועים מהיומנים, חוגים, ושורות המשמרת. נבנה כטיוטה — הצוות עוד לא רואה. אירוע חדש? מוסיפים אותו ב-📌 הערה או אירוע (או ביומן של גוגל בטלפון), ואז 🔨 בנה מחדש — הוא מופיע עם "[דרוש עובד]", ומה שכבר שובץ נשמר.
- 🧩 משבצים בטבלת השבוע. הקשה על משבצת ← הקשה על שם (💡 = הצעה). המשבצת מסומנת וכלום עוד לא נשלח — עוברים ככה על כל השבוע. למטה 💾 שמור N שינויים ← אישור אחד ← הכול נשמר יחד. משבצת שמישהו שינה בינתיים לא נשמרת ומסומנת באדום עם הסיבה; השאר נשמרות.
- 🔍 בודקים. הרץ בדיקה — שעות מול התקציב, שיבוץ על "לא יכול", משמרות ריקות.
- 📣 מפרסמים. 📣 פרסם לצוות — מעכשיו כולם רואים את השבוע באפליקציה.
- 📸 שולחים. מיד אחרי הפרסום, בכרטיס "✅ פורסם" בלשונית 🛠 ניהול: 📸 תמונה לקבוצת הוואטסאפ ← 📤 שתף ← הקבוצה (ובאותו כרטיס ⏱ סיכום שעות — נפתח לבד אחרי הפרסום). או בלשונית "הלוח השבועי", בתצוגת הטבלה: 📸 תמונה לוואטסאפ ← 📤 שתף ← הקבוצה.
מה יש בלשונית
- 📣 פרסום. למעלה כתוב מה הצוות רואה עכשיו. כשהלוח הוא טיוטה — 📣 פרסם לצוות, ואישור.
- 🗓 טבלת השבוע. כל השבוע בטבלה אחת: שורה לכל משמרת ואירוע, עמודה לכל יום. ליד שם שנכתב מהאפליקציה — האות של מי ששיבץ (כ / ע / ס). הקשה על משבצת פותחת רשימה: מי שכבר בה (עם ✕ להוצאה, במשמרות), ואז 💡 הצעות, מי שרוצה, אם חייבים, מי שלא סימן, ובסוף באפור מי שלא יכול / בחופש / כבר משובץ באותו יום (עם הסיבה). שעה — לא חובה. + אדם חדש: מתלמד בשבוע הראשון שעוד אין לו משתמש (נכנס לטאב עובדים בסטטוס "מתלמד", ומשבצים אותו בשורות ההתלמדות), מדריך או עובד. כשמתלמד מתקבל — "פעיל" בגיליון וקישור אישי, וכל מה ששובץ לו כבר שלו. שום דבר לא נשלח עד 💾 שמור; בטל הכל מנקה את הסימונים.
- 🗓 אירועי השבוע — לפני הבנייה. לחיצה על 🔨 בנה את שבוע … פותחת קודם מסך מלא, אירועי השבוע: לכל יום — האירועים מהיומנים (וואן-שוט, ערב קהילה ועוד) ומתג 👥 צריך צוות / בלי צוות לכל אחד. מה שחסר מוסיפים שם: + אירוע (שם, שעות, צריך עובד חנות) או + הערה; ✕ מבטל. למטה שורה כמו "2 אירועים חדשים · 1 הערה · 1 שינוי צוות" והכפתור 🔨 בנה את השבוע — אישור אחד, ובקשה אחת שמכניסה את הכול ובונה. מה שרשמת נשמר בטלפון אם סוגרים באמצע. בכל יום מופיעים גם חוגים ביום הזה (קטן, מקובץ החוגים), ואם חוג בחנות חופף לאירוע בחנות — שורה כתומה ⚠️ בראש היום, עוד לפני הבנייה. אם בראש הרשימה מופיעה אזהרה ⚠️ (למשל יומן שלא נקרא) — הרשימה עלולה להיות חלקית: לבדוק לפני שמוסיפים אירוע ידנית.
- 📌 הערות ואירועים — איפה מזינים. השורה הראשונה בטבלה (בכל יום פתוח כתוב בה ＋ הוסף), וגם הכפתור 📌 הערה או אירוע מעל הטבלה: בוחרים יום, ואז 📝 הערה — שורה אחת לצוות (עד 120 תווים), שנוספת מיד לשורת "אירועים היום" — או 📅 אירוע — שם, שעות ו"צריך עובד חנות". עם הסימון האירוע נשמר ביומן האירועים הידניים, ומופיע בלוח רק אחרי 🔨 בנה מחדש, עם "[דרוש עובד]" ומקום לשבץ עובד. בלי הסימון — נרשם כהערה ליום. וואן-שוט, ערב קהילה והשקה — תמיד כהערה. שורת אירועים ("אירועים / תגבור") שריקה כל השבוע לא מוצגת בטבלה.
- ➕ שורה חדשה, ו-📅 אדם קבוע. ➕ שורה חדשה מעל הטבלה: שם (למשל "וואן שוט 02" או "אירוע 03") ושעות אם רוצים. השורה נשארת גם בשבועות הבאים עד שמסירים אותה. משבצים בה כמו במשמרת: הקשה על משבצת, שם, שעה לא חובה, ✕ להוצאה. בבוחר של שורה כזו יש 📅 כל שבוע ב… (כבוי כברירת מחדל): מי שנבחר כך נכנס לשורה הזו באותו יום בכל שבוע שנבנה — רק לתא ריק, אף פעם לא על שם שכבר כתוב, ו-📅 קטן במשבצת מראה שיש שם קבוע. הקשה על שם השורה פותחת: בטל ליד כל קבוע, ו-🗑 להסיר את השורה — רק שורה ריקה, בלי שיבוצים ובלי סימונים שעוד לא נשמרו; גם הקבועים שלה נמחקים.
- ⚙️ סוגי משמרות. ⚙️ סוגי משמרות מעל הטבלה: כל סוג בשורה — שם, שעות, ימים — עם מתג פעיל / כבוי. סוג שכבוי לא נבנה בלוח (אי אפשר לכבות סוג שיש בשורה שלו שיבוצים בלוח — מוציאים אותם קודם). + סוג משמרת חדש: שם (בלי המילה "משמרת"), שעות, ימים ומיקום (חנות / משרד / מועדון / חיצוני — משמרת שחוזרת מחוץ לחנות, כמו קייטנה). בכל סוג רואים גם את המיקום שלו, אז רואים שקייטנה שם ואם היא כבויה. אירוע חד-פעמי מחוץ לחנות, למשל אירוע משחקי תפקידים, הוא לא סוג משמרת: מוסיפים אותו ב-+ אירוע באירועי השבוע, עם "צריך צוות". השינוי נכנס ללוח בבנייה הבאה — 🔨 בנה מחדש עכשיו פותח את אותו אישור בנייה כמו בכרטיס.
- 🌅 חוגים מהקובץ. שורות החוגים בלוח באות מקובץ החוגים — בכל בנייה. בלשונית 🔨 בנייה (וגם בגיליון ⚙️ סוגי משמרות) המתג חוגים מתעדכנים מהקובץ כל בוקר מדליק עדכון אוטומטי בערך ב-06:00, בלי לבנות מחדש; 🔄 רענן חוגים עכשיו עושה את זה פעם אחת וכותב מה השתנה ומה לא נבדק או לא נקרא. מתעדכנות רק שורות החוגים, מהיום והלאה — ימים שכבר עברו נשארים כמו שהיו, ושום דבר אחר בלוח לא משתנה.
- 🔍 בדיקת השבוע. אותה בדיקה כמו בגיליון, על הלוח כמו שהוא (גם טיוטה). קריאה בלבד. יש בה גם סעיף התנגשויות בזמן: חוג בחנות בזמן אירוע בחנות, ואדם אחד בשני מקומות באותה שעה. שעות של משמרת במועדון או בחוץ (קייטנה, אירוע חיצוני) לא נספרות בתקציב שעות החנות ומופיעות בשורה משלהן: שעות מחוץ לחנות. התקציב לפי היעד והשעות מכספית שהוקלדו בגיליון; בחודש חדש — מקלידים אותן קודם בגיליון.
- 👥 צוות — כרטיס לכל עובד, במקום אחד: טופס 101 (מתי הוגש, הסכם עבודה, ייפוי כוח למשטרה למי שעובד עם קטינים, נספח קטין), התיקייה האישית בדרייב, החוגים (הקבוצות הפעילות והשעות מקובץ החוגים — החודש והחודש שעבר) והתלושים ודוחות השעות שבתיקייה. נטען רק כשפותחים את הסעיף (↻ טוען שוב) ולא נשמר בטלפון. למעלה לטיפול: טופס 101 חדש ← + הוסף לצוות (צוות חנות / מנחה / חנות + הנחיה / מתלמד) — ואם מופיע 💡 "אולי זה …" (עובד שכבר בצוות), 🔗 זה … מחבר אליו את הטופס במקום שורה כפולה; טופס של עובד שכבר בצוות ← 🔗 קשר; מנחה בחוגים בלי שורה בצוות ← 🔗 זה עובד קיים (השם מהחוגים נכנס לשמות החלופיים שלו) או + הוסף כמנחה. הקשה על שורה כמו "עובדים בלי תיקייה בדרייב" מסננת את הרשימה; מסננים גם פתוח / חנות / מנחים / עזבו. בכרטיס: 📋 הדבק קישור לתיקייה לעובד בלי תיקייה, ו📲 שלח קישור לטופס 101 פותח וואטסאפ עם הקישור לטופס. שום דבר לא נדרס: מקשרים רק לתא ריק, ושינוי — בגיליון. אישור משטרה שהתקבל — לכתוב "התקבל" בעמודה "סטטוס אישור משטרה" בגיליון ריכוז קליטת עובדים (עד אז הוא בכרטיס כמידע ℹ️, לא כאזהרה). מקור שלא נקרא (למשל קובץ החוגים) מופיע כאזהרה ⚠️, והחלק שלו בכרטיסים "לא ידוע".
- ⏱ נוכחות — השעון החדש, לצד כספית ולצד החוגים. נטען רק כשפותחים את הסעיף (↻ טוען שוב) ולא נשמר בטלפון. עכשיו בעבודה; חסרה יציאה של כולם — סגור ב… עם שעה וסיבה; בקשות תיקון — ✓ אשר או ✖ דחה עם סיבה (בקשה שלכם: מנהל אחר מאשר); החודש — טבלה: כל עובד לפי סוג השעות, סה״כ, כספית, ההפרש ו-DND (גוללים לצדדים). למעלה כתוב מתי נקראו השעות מכספית ואילו שמות בכספית לא זוהו. הקשה על שם: המשמרות וההיסטוריה של כל אחת, כל יום מול כספית והחוגים, ופעולות — תיקון, ביטול, משמרת שנשכחה, וכניסה / יציאה בשמו למי ששכח את הטלפון, תמיד עם סיבה. עובד בלי שעות החודש — 👤 פעולה בשם עובד…. שורת הבדיקה (🧪) מוצגת בנפרד. השעון רק משווה ואומר כל הפרש: השכר עדיין לפי כספית, עד החלטת הבעלים.
- 🔄 החלפות. בקשות שממתינות לאישור — אשר או דחה, ופתוחות שעוד אין להן מחליף.
- 📝 זמינות לשבוע הבא. לכל יום ומשמרת: מי רוצה, אם חייבים, לא יכול, חופש (🔁 = מהאילוצים הקבועים).
בלוח השבועי, בזמן טיוטה: 👀 מה הצוות רואה מראה את השבוע שפורסם, ו🛠 חזרה לטיוטה חוזר.
כתיבה בלוח
- שם מלא או כינוי שמופיע בטאב "עובדים" (עמודת השמות החלופיים). "ירין" — תמיד בשם מלא (יש שניים).
- הדרופ-דאון בשורת משמרת מציע רק את צוות החנות וההנהלה; מנחה מופיע בו רק אחרי שסימנתם לו את כישורי החנות (עורך כישורים). שם אחר שנכתב בכל זאת מסומן, לא נחסם.
- שעה אחרי השם: עדי 09:30. הערה בסוגריים: סער (מושך).
- שני אנשים במשבצת: עדי | דור.
- באירוע: טורניר (19:00): עדי בלישה — הכותרת, נקודתיים, השם.
- שם שאינו בטאב העובדים נשאר בלוח, אבל לא מגיע לאף אחד בפורטל.
אישור החלפות
אישור בקשות החלפה — לכל בקשה: מי ביקש, מי לקח, ואם חסר למחליף כישור. אישור כותב את המחליף בסידור ונותן לו קארמה.
"נעצר" — המערכת לא בטוחה איזה תא שייך לבקשה (למשל אירוע שהוזז ביד), ולא כותבת כלום. מטפלים ביד: משבצים בתא, ובטאב "בקשות החלפה" ממלאים סטטוס ושם בעמודת המנהל.
קישורים אישיים
- קישורים אישיים לעובדים — קישור לכל עובד פעיל. שולחים לכל אחד את שלו, בפרטי, לא בקבוצה.
- מהפעם הראשונה שהרשימה נפתחת, הקישור הכללי לא מציג יותר רשימת שמות.
- קישור שדלף — קישור חדש ליד העובד; הישן מפסיק לעבוד מיד.
- עובד שעזב — סטטוס "עזב" בטאב עובדים: הקישור שלו מפסיק לעבוד. שם של עובד שתוקן — לפתוח את הרשימה שוב ולשלוח לו את הקישור החדש.
עובד חדש ומשמרת חדשה
- עובד חדש: שורה בטאב "עובדים" — מזהה (EMP-…), שם מלא, סטטוס "פעיל", וכינוי אם קוראים לו בשם פרטי — או מ-👥 צוות כשמגיע טופס 101 (+ הוסף לצוות בלשונית 🛠 ניהול). אחר כך קישורים אישיים לעובדים ושולחים לו את הקישור.
- משמרת חדשה: שורה בטאב "תבניות משמרת" — שם, שעות, ימים, מיקום — או מהטלפון: ⚙️ סוגי משמרות ← + סוג משמרת חדש. היא מופיעה בבנייה הבאה ובטופס האילוצים.
- הכשרות: כישורים והכשרות › שולחן הכשרות.